KI-Meeting-Assistent
Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO · Stand: Oktober 2026
Für Teilnehmende an Online-Meetings mit der AC Süppmayer GmbH
Datenschutzhinweise zum KI-Meeting-Assistenten „Sally“
Bei ausgewählten Online-Meetings (z. B. über Microsoft Teams) setzen wir den KI-gestützten Meeting-Assistenten „Sally“ ein. Sally erstellt ein Transkript und eine Zusammenfassung des Meetings. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Daten dabei verarbeitet werden, zu welchem Zweck und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
AC Süppmayer GmbH
Kaiserstr. 26a, 66111 Saarbrücken
Telefon: +49 6805 928501
E-Mail: info@ac-group.ai
2. Datenschutzbeauftragter
Armin Schmidt
Kaiserstr. 26a, 66111 Saarbrücken
Telefon: +49 6805 928501
E-Mail: datenschutz@ac-group.ai
3. Wie funktioniert Sally?
Vor dem Meeting erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte um Ihre Einwilligung. Sally nimmt nur dann am Meeting teil, wenn alle externen Teilnehmenden aktiv zugestimmt haben (Opt-in). Ohne Reaktion nimmt Sally nicht teil.
Nimmt Sally teil, ist der Assistent als eigener Teilnehmer sichtbar und weist zu Beginn des Meetings im Chat auf die Verarbeitung hin. Sally verarbeitet das gesprochene Wort, wandelt es in Text um (Transkript) und erstellt daraus mithilfe künstlicher Intelligenz eine Zusammenfassung mit Ergebnissen und Aufgaben.
Transparenzhinweis KI: Bei Sally handelt es sich um ein KI-System. Transkripte und Zusammenfassungen sind maschinell erzeugt und können Fehler enthalten. Sie werden von unseren Mitarbeitenden geprüft, bevor sie weiterverwendet werden. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Sally bewertet keine Personen, Stimmungen oder Leistungen einzelner Teilnehmender.
4. Welche Daten verarbeiten wir?
- Angaben zur Person: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen
- Termin- und Metadaten: Meeting-Titel, Datum, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmerliste
- Inhaltsdaten: gesprochene Redebeiträge (zur Transkription), Transkript, KI-Zusammenfassung, erkannte Aufgaben
- Einwilligungsdaten: Zeitpunkt und Inhalt Ihrer Zustimmung oder Ablehnung
Video- und Audioaufnahmen werden nicht gespeichert. Der Ton wird ausschließlich zur Erstellung des Transkripts verarbeitet.
Bitte teilen Sie im Meeting keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen) mit, sofern dies nicht zwingend erforderlich ist.
5. Zwecke der Verarbeitung
- Dokumentation von Meeting-Inhalten und Ergebnissen
- Erstellung von Protokollen, Zusammenfassungen und Aufgabenlisten
- Nachweis erteilter oder abgelehnter Einwilligungen
Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken, insbesondere zu Werbezwecken oder zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle, findet nicht statt.
6. Rechtsgrundlagen
- Transkription und Zusammenfassung: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Das nichtöffentlich gesprochene Wort wird nur mit Einwilligung der Beteiligten verarbeitet (§ 201 StGB).
- Speicherung des Einwilligungsnachweises: Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht).
7. Freiwilligkeit und Widerruf
Ihre Einwilligung ist freiwillig. Wenn Sie nicht zustimmen, entstehen Ihnen keinerlei Nachteile. Das Meeting findet dann ohne KI-Assistenten statt.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), formlos per E-Mail an datenschutz@ac-group.ai oder mündlich während des Meetings. Sally wird dann aus dem Meeting entfernt. Auf Wunsch löschen wir bereits erstellte Transkripte und Zusammenfassungen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
8. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen Sally als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO ein:
| Anbieter | Aliru GmbH (Sally), Impressum: sally.io/de/impressum |
|---|---|
| Hosting | Ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland (Hetzner) |
| KI-Verarbeitung | Eigenes Sprachmodell von Sally in eigener Infrastruktur in Deutschland |
| Drittlandübermittlung | Keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU |
| KI-Training | Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet |
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die an dem jeweiligen Meeting beteiligten Mitarbeitenden Zugriff auf Transkript und Zusammenfassung. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
Für die Durchführung der Videokonferenz selbst gelten zusätzlich die Hinweise in Abschnitt 7 unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.
9. Speicherdauer
| Video- und Audioaufnahmen | werden nicht gespeichert |
|---|---|
| Transkripte | automatische Löschung nach 12 Monaten |
| Zusammenfassungen | automatische Löschung nach 12 Monaten |
| Termin- und Metadaten | automatische Löschung nach 12 Monaten |
| Protokolle / Logs | automatische Löschung nach 12 Monaten |
Auf Anfrage löschen wir Ihre Daten früher, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
10. Datensicherheit
Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Sally setzt technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um. Details: Sicherheit & Compliance bei Sally.
11. Ihre Rechte
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Wenden Sie sich dazu an datenschutz@ac-group.ai.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Str. 12, 66111 Saarbrücken, www.datenschutz.saarland.de.